O nosso negócio é a informação!

A Otimiza é uma empresa especializada e focada “na informação”.
As nossas equipes possuem pleno adequado conhecimento e experiência comprovada na aplicação das melhores práticas nas rotinas de organização de acervos, digitalização de documentos em formatos diversos, elaboração de manuais/normas e procedimentos, informatização e democratização do acesso à informação. A Otimiza possui instrumentos e metodologia para simplificar os processos de produção, organização, armazenamento e acesso a informação de acervos. Nossas equipes são compostas por especialistas em gestão da informação/documentos nas diversas áreas que compõe uma empresa, tanto em arquivo físico quanto digital.
Oferecemos soluções integradas para uma Governança Documental em Compliance com Normas e Resoluções para a gestão de documentos físicos e eletrônicos.
Todos os nossos serviços são realizados em plena observância aos ditames de Normas, Procedimentos e Instruções normativas nacionais e internacionais, para citar algumas:

  • LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO – LAI – (LEI 12.527/11) – de 16/12/2012 e respectivo DECRETO Nº 7.724 de 16/05/2018 e partes revogadas pelo DECRETO Nº 9.716 de 26/01/2019
  • LEI Nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
  • LEI 13.787 – guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente – de 27/12/2018
    Dentre outras pertinentes e aplicáveis

Benefícios gerado pela organização de acervos

Arquivo

Consultoria de Projetos e apoio técnico para construção ou retrofit de áreas exclusivas para arquivamento de documentos e informações – de acordo com as diretrizes do CONARQ em seu documento “RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTRUÇÃO DE ARQUIVOS”

Serviços diversos de apoio à Gestão documental.

  • Transferência Ordenada de Acervos documentais arquivísticos ou bibliográficos;
  • Arquivamento de documentos (mão-de-obra);
  • Aplicação da Tabela de Temporalidade Documental – TTD;
  • Classificação de arquivo e de sigilosidade documental;
  • Digitalização;
  • Destruição e fragmentação segura de documentos;
  • Elaboração de política de descarte de documentos, conforme tabela de temporalidade;
  • Identificação de acervo de memória (memória institucional);
  • Mapeamento do fluxo documental.

 Biblioteca

  • Transferência Ordenada de Acervos bibliográficos e/ou arquivísticos;
  • Catalogação e indexação de acervo bibliográfico;
  • Controle de periódicos;
  • Cadastramento, atualização de documentos e controle de qualidade no banco de dados;
  • Digitalização;
  • Elaboração de política de eliminação de documentos;
  • Organização de biblioteca;
  • Triagem de acervo.

 Arquivo, Biblioteca, Centro de Documentação e Museu

  • Elaboração de manuais e normas e procedimentos para acervos;
  • Elaboração de política de descarte/eliminação de documentos;
  • Elaboração em metodologia de mudança ordenada física de acervos de arquivo e centro de documentação;
  • Higienização de acervo;
  • Implantação de Arquivo, Biblioteca e Centro de Documentação;
  • Informatização de acervos;
  • Inventário de acervos;
  • Organização de acervos;
  • Palestra de conscientização sobre a importância de acervos;
  • Terceirização de mão de obra especializada para em acervos.
  • Saber o que arquivar, onde arquivar e como fazê-lo;
  • Padronização dos títulos de documentos;
  • Padronização de termos, objetivando a eficiência na recuperação da informação;
  • Recuperação da informação em tempo hábil;
  • Eliminação de documentos com segurança, conforme a legislação;
  • Otimização do espaço físico;
  • Elaboração de Normas e Procedimentos, garantindo a continuidade da organização implantada no acervo;
  • Atendimento a fiscalização com documentação organizada, assim evitando transtornos;
  • Treinamento e conscientização da importância da manutenção da organização do acervo.

Gerenciamento por profissionais bibliotecárias/os devidamente registrado/a no Conselho Regional de Biblioteconomia – CRB

Responsável Técnica
Ana Cláudia Martins – CRB8/8246
Bibliotecária formada pela FESPSP, atua há 19 na área da informação, é especialista em Gestão da Informação, Gestão de Documentos Arquivísticos e Gestão de Projetos. Nesses 19 anos já coordenou projetos em grandes empresas. 2015 – 2017 foi membro da diretoria do Conselho Regional de Biblioteconomia do Estado de São Paulo – CRB8 da 17ª Gestão, em 2016 passou a ocupar o cargo de vice-presidenta.